La minaccia nascosta ai profitti nell'industria dei trasporti e della logistica

Superare le Difficoltà Operative nel Settore dei Trasporti e della Logistica

L'industria dei trasporti e della logistica ha dimostrato una notevole resilienza di fronte a grandi sconvolgimenti, che vanno dalle pandemie globali al blocco del Canale di Suez, fino ai conflitti geopolitici come la guerra tra Russia e Ucraina. Tuttavia, lo scenario operativo odierno presenta nuove complessità che non possono essere risolte semplicemente aumentando la forza lavoro.

I metodi tradizionali di espansione, come l'assunzione di personale aggiuntivo, si sono rivelati insostenibili, soprattutto durante i periodi di picco come la stagione delle festività. Le aziende di logistica devono ora far fronte a una crescente domanda di consegne, a regole tariffarie in evoluzione che richiedono documentazione aggiornata, e a una continua carenza di manodopera, il tutto operando con margini di profitto ridotti.

Un problema di fondo spesso trascurato è la dipendenza da processi manuali e basati su documenti cartacei, che creano costantemente colli di bottiglia e rallentano le operazioni.

La Sfida della Documentazione

La gestione dei documenti è una parte fondamentale sia delle spedizioni internazionali che di quelle nazionali. Ogni spedizione comporta una varietà di documenti, ciascuno con formati e requisiti normativi unici. Il trasporto internazionale aggiunge livelli di complessità con moduli doganali, documenti IVA e documenti fiscali specifici per paese. Le spedizioni nazionali, invece, richiedono lettere di vettura, ricevute dei facchini, prove di consegna e fatture dei vettori. I requisiti possono variare in base al vettore, alla giurisdizione e al tipo di spedizione, rendendo la gestione dei documenti una sfida costante.

Anche errori minori, come una firma mancante o un errore nella documentazione doganale, possono ritardare i pagamenti o bloccare intere spedizioni, portando a impatti cumulativi significativi sull'efficienza.

I Processi Manuali: Un Ostacolo Persistente

Recenti risultati di Deep Analysis mettono in evidenza la portata del problema. Un sondaggio condotto su 300 organizzazioni nel settore dei trasporti e della logistica rivela che il settore rimane fortemente dipendente da processi manuali, con i costi e le inefficienze che ne derivano.

Operazioni Basate su Carta nell'Era Digitale

Nonostante gli sforzi diffusi per la digitalizzazione, il 32% delle aziende di logistica si affida ancora principalmente ai documenti cartacei e solo il 43% è passato per lo più a formati digitali. In particolare, il 43% gestisce ancora la documentazione di conformità su carta e il 40% gestisce allo stesso modo i documenti di spedizione nazionale.

Questa dipendenza dai processi manuali ha un impatto misurabile: l'82% delle organizzazioni intervistate riferisce che la gestione manuale dei documenti ostacola significativamente la loro efficienza. Le principali sfide includono:

• Il 51% sperimenta elevati tassi di errore durante l'inserimento dei dati
• Il 49% fatica con formati di documenti incoerenti
• Il 49% segnala processi lenti e che richiedono molto tempo
• Il 47% ha difficoltà a tracciare lo stato dei documenti

Adozione della Tecnologia e Sue Limitazioni

Anche con l'adozione di strumenti digitali come sistemi ERP, SCM, TMS e WMS, l'efficacia di queste piattaforme dipende dalla qualità dei dati inseriti. Quando i dati vengono inseriti manualmente, gli errori si moltiplicano e minano il valore di questi investimenti.

Ulteriori ostacoli includono frequenti malfunzionamenti degli scanner (segnalati dal 52%) e problemi di compatibilità dei documenti (53%), entrambi sintomi del tentativo di digitalizzare flussi di lavoro fondamentalmente manuali senza ripensare i processi sottostanti.

La Promessa dell'Intelligenza Artificiale

C'è ottimismo per il cambiamento: oltre il 70% dei partecipanti al sondaggio è disposto a investire in soluzioni basate su AI e chi ha già adottato l'intelligenza artificiale riporta benefici tangibili:

• Il 31% ha migliorato il processo decisionale
• Il 28% ha ridotto gli errori
• Il 37% ha visto una migliore qualità dei dati

Tuttavia, l'adozione dell'AI è ancora agli inizi. Solo il 13% delle organizzazioni ha completamente integrato l'AI nelle proprie operazioni quotidiane, mentre il 32% è in una fase avanzata di implementazione.

Quali sono le principali barriere?

• Il 54% è preoccupato per la sicurezza dei dati, data la natura sensibile delle informazioni sulle spedizioni e sui clienti
• Il 51% è preoccupato per i costi di implementazione, in particolare le aziende più piccole con budget limitati
• Il 47% affronta sfide di integrazione con sistemi legacy non progettati per l'AI

Ripensare l'Automazione della Documentazione

Per fare reali progressi, il settore deve affrontare il collo di bottiglia rappresentato dai documenti che limita la scalabilità. Hyperscience offre un nuovo approccio all'elaborazione dei documenti, sfruttando il machine learning come elemento centrale e utilizzando l'intelligenza artificiale laddove offre il massimo valore, invece di affidarsi esclusivamente a grandi modelli linguistici che richiedono grandi quantità di dati e un continuo riaddestramento.

Questa strategia orientata al machine learning consente di:

• Gestire efficacemente diversi tipi e formati di documenti, imparando da ogni nuova variazione
• Elaborare con precisione senza la necessità di copie digitali perfette o modelli standardizzati
• Adattarsi rapidamente a nuovi tipi di documenti con un minimo riaddestramento
• Raggiungere un'elevata accuratezza senza mesi di etichettatura manuale dei dati o la creazione di regole complesse

Con questo approccio, le aziende possono automatizzare i flussi di lavoro ad alto contenuto di documenti senza dover rivoluzionare la loro infrastruttura tecnologica esistente.

Affrontare la Paura della Perdita di Posti di Lavoro

Le preoccupazioni relative all'automazione che porterebbe alla perdita di posti di lavoro sono state indicate dal 44% degli intervistati. Tuttavia, la realtà è che l'automazione viene tipicamente utilizzata per eliminare compiti ripetitivi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Ad esempio, invece di passare ore a inserire dati manualmente, il personale può gestire eccezioni e lavorare direttamente con i clienti per risolvere problemi complessi.

Come osserva Ivan Ramirez, CTO di Hirschbach: “Hyperscience ci ha permesso di scegliere la soluzione best-in-class per supportare la visione di architettura componibile che abbiamo per il nostro stack tecnologico.”

Le principali aziende di logistica non cercano di sostituire la forza lavoro, ma di rimuovere gli ostacoli che impediscono ai dipendenti di dare il meglio.

Case Study: La Trasformazione di Hirschbach

Hirschbach, un importante vettore di carichi completi, ha affrontato le stesse sfide di gestione della documentazione e inserimento manuale dei dati di molte altre aziende del settore. Adottando la piattaforma di automazione di Hyperscience, hanno snellito le operazioni di back-office, automatizzando l'elaborazione dei documenti e segnalando solo le vere eccezioni per la revisione umana, il che ha permesso loro di crescere senza aumentare il numero di dipendenti.

La Tua Organizzazione è Pronta a Eliminare i Colli di Bottiglia?

Il settore della logistica ha superato numerose tempeste negli ultimi anni. Ma la crescita futura dipenderà dall'eliminazione dei colli di bottiglia legati alla documentazione manuale, non semplicemente lavorando di più o assumendo altro personale per compiti ripetitivi.

Le organizzazioni che abbracciano l'automazione acquisiranno un vantaggio competitivo, liberando i loro team per concentrarsi su attività che richiedono competenze umane.

Vuoi saperne di più? Unisciti a Hyperscience per un prossimo webinar sull'AI Readiness nei Trasporti e nella Logistica per esplorare strategie pratiche per l'automazione della documentazione e ascoltare approfondimenti dalla ricerca di settore. Scopri come le principali aziende di logistica stanno affrontando questa transizione e trova risposta alle tue domande dagli esperti.

In un settore in cui i margini di profitto sono ridotti e i tempi di consegna sono critici, ogni documento che si muove più velocemente nel tuo sistema può fare una differenza significativa.